Termini generali del contratto
per i servizi di prova

TGC.1 rev.04 del 20/04/2015

1    Oggetto

Il presente accordo produce effetti tra le parti come di seguito individuate:

“Laboratorio”:  Main Laboratory Sassuolo S.r.l – Via F.lli Setti, 7 42019 Scandiano – Reggio Emilia Lab S.r.l., codice fiscale e partita IVA n. P.IVA 03164360368, come parte incaricata dell’espletamento del servizio.

“Cliente”: il soggetto giuridico, pubblico o privato, che richiede a Main Laboratory Sassuolo S.r.l. l’effettuazione di servizi tra quelli offerti dal Laboratorio;

Il presente accordo può avere ad oggetto un “Campione”, ossia un materiale da esaminare oppure una prestazione di servizi il cui contenuto deve essere individuato, per iscritto, tra le parti.

I servizi forniti da Main Laboratory Sassuolo S.r.l. sono regolati dalle condizioni generali qui di seguito esposte.

2    Aspetti contrattuali

I singoli contratti possono essere stipulati secondo apposite convenzioni scritte, mediante accettazioni di offerte del Laboratorio, ordine del cliente, o in ogni altra forma ritenuta idonea alle circostanze purché comunicata in forma scritta.

Il contenuto di eventuali accordi in variazione dei presenti termini generali sarà di volta in volta concordato tra le parti che ne dovranno altresì precisare l’ambito di applicazione.

Il laboratorio si impegna a comunicare al Cliente qualsiasi eventuale modifica al contratto in essere.

In mancanza di formale offerta e/o richiesta di quotazioni economiche, costituiscono contratti anche gli ordini di esecuzione prove che pervengono direttamente dal cliente o che dal medesimo siano sottoscritti, e l’eventuale consegna o recapito di campioni presso il laboratorio affinché vengano provati.

Sarà, comunque, discrezione del Laboratorio accettare o meno campioni non accompagnati da richiesta scritta su carta intestata del cliente, e firmata da persona avente diritto, dove sia chiaramente indicato il riferimento ai campioni presentati, le prove richieste, il nominativo esatto a cui intestare i rapporti di prova e le fatture.

In mancanza di documenti accompagnatori di richiesta, il Laboratorio prevede, all’atto della consegna dei campioni, la compilazione di un apposito modulo interno che verrà firmato dallo stesso nel caso di consegna diretta del committente oppure ritenuto approvato anche mediante sua conferma verbale telefonica.

Per “accettazione” si intende la presa in carico del materiale da sottoporre a prova da parte del Laboratorio con l’attribuzione di un numero identificativo, generato automaticamente con l’inserimento della richiesta nel gestionale del laboratorio.

Eventuali richieste particolari relative a prove e/o tempi e modi di fatturazione, in deroga a quanto descritto nelle condizioni generali di fornitura e nei listini, dovranno essere convenute fra le parti in forma scritta prima dell’invio dei campioni.

Sarà, inoltre, cura del cliente indicare ogni ulteriore informazione ad integrazione della richiesta di servizio.

Il contratto impegna il Cliente al ritiro dei relativi Rapporti di Prova, indipendentemente dall’esito.

2.1       Tempi di esecuzione

I tempi di consegna dei Rapporti di Prova dipendono, salvo complicazioni, dalla tipologia di attività (tempi tecnici di realizzazione) richiesta e vengono in ogni caso concordati all’atto della conferma dell’ordine. Il tempo di consegna non è tuttavia vincolante per il Laboratorio, salvo diverso accordo con il Cliente.

Nel caso il Laboratorio fosse costretto a derogare  da  tali  termini,  provvederà ad avvisare il Cliente. L’esecuzione di prove con tempistiche di urgenza dovranno  essere  preventivamente concordate  con  il  Laboratorio e  potranno comportare un  sovrapprezzo  che  verrà  comunicato  dopo aver  verificato  l’effettiva  possibilità  di  rispettare le tempistiche richieste.

Il Cliente può fare richiesta, mediante comunicazione scritta, di sospensione e/o interruzione dell’attività in corso motivandone le cause. In tal caso è comunque tenuto al pagamento degli importi relativi a quanto effettuato dal Laboratorio sino alla ricezione della suddetta comunicazione scritta.

2.2       Uso dei marchi

Il Cliente si impegna a non fare uso dei loghi e dei marchi presenti all’interno della  documentazione  ricevuta dal Laboratorio. E’ vietato utilizzare e/o riprodurre anche solo parzialmente il logo dell’ente di Accreditamento ed il logo del Laboratorio presenti  sulla documentazione trasmessa al Cliente.

3    Campionamento

Le attività e le procedure previste e/o richieste per la creazione, costituzione od individuazione del campione di prova sono definite “campionamento” e, salvo diversi accordi, si intende prestata od espletata a carico e sotto la responsabilità del cliente o del committente.

Qualora venisse fatta, da parte del Cliente, espressa richiesta di usufruire di un servizio campionamento erogato a cura del Laboratorio quest’ultimo sarà attuato con le modalità previste dalle norme tecniche di riferimento (in particolare UNI EN ISO 10545-1 per le piastrelle ceramiche). In assenza di norme specifiche alle quali riferirsi sarà effettuata una registrazione dettagliata delle attività svolte e dei criteri e delle modalità seguite per il campionamento.

L’attività di campionamento presso il domicilio del Cliente (o presso altro luogo dallo stesso indicato) effettuato a cura di personale del Laboratorio o da esso incaricato, costituisce prestazione accessoria, e sarà oggetto di separato addebito.

In questi casi sarà indicato sul Rapporto di Prova che l’attività di campionamento non è coperta da Accreditamento.

4    Consegna dei campioni al laboratorio

Ove non diversamente convenuto in maniera esplicita, i campioni da sottoporre a prova debbono essere recapitati al Laboratorio a cura del Cliente o di un suo incaricato.

L’imballaggio, il trasporto e la consegna del campione sono sotto la responsabilità del cliente.

Il campione deve essere trasportato in modo tale da non subire danneggiamenti o alterazioni che possano inficiare il risultato di prova.

Le prove condotte dal Laboratorio faranno sempre e comunque riferimento allo stato del campione al momento della consegna.

I Clienti possono consegnare i campioni alla Accettazione del Laboratorio negli orari di apertura. L’orario di sportello per accettazione campioni ed eventuale ritiro è 8,30– 12,30; 14,00-18,00 (sabato escluso).

I campioni che pervengono in laboratorio dopo le ore 17,00 verranno registrati il giorno successivo alla consegna.

L’attività di ritiro dei campioni presso il domicilio del Cliente (o presso altro luogo dallo stesso indicato) effettuato a cura di personale del Laboratorio o da esso incaricato, costituisce prestazione accessoria, e potrà essere oggetto di separato addebito.

Nel caso di ritiro dei campioni dal parte di personale, o incaricati, del Laboratorio si garantisce che il trasporto avvenga secondo condizioni tali da assicurare la conservazione delle caratteristiche dei campioni.

Il campione deve sempre essere consegnato accompagnato da una lettera di incarico o altro documento accompagnatorio redatto dal cliente e riportante, se presente, il numero di offerta.

Il Cliente ha l’obbligo di informare il Laboratorio su eventuali pericoli presenti nel materiale da sottoporre a prova identificando i rischi ad esso connessi. Il Cliente ha, inoltre, l’obbligo di segnalare la corretta modalità per la gestione dei campioni (eliminazione, riduzione, protezione).

5    Manipolazione e conservazione dei campioni

Dal momento del ricevimento dei campioni il Laboratorio ne garantisce la manipolazione secondo modalità idonee a garantirne il mantenimento dell’integrità e delle caratteristiche fisiche e chimiche.

Se  non  espressamente  riportato  nei  documenti  di trasporto o contrattuali,  il  campione  sottoposto  a  prova  non  verrà restituito al Cliente. Qualora il cliente desideri la restituzione del campione questa indicazione deve essere riportata nella causale del documento di trasporto.

Gli eventuali campioni di riserva (aggiuntivi rispetto a quelli strettamente necessari per effettuare le prove) vengono conservati dal Laboratorio, per un periodo di 1 settimana dalla data del ricevimento, salvo differenti disposizioni di legge o indicazioni scritte da parte del Cliente.

Quanto residua dai campioni sottoposti a prova (campione residuo) viene conservato per un periodo di una settimana (se non diversamente ed espressamente richiesto) dalla data di emissione del rapporto di prova.

Decorso il termine indicato il Laboratorio ha la facoltà di distruggere i campioni di riserva e quelli residui ovvero di conferirli a terzi per lo smaltimento.

5.1       Norme applicabili

Se  non  diversamente  indicato  dal  Committente,  Il Laboratorio esegue le prove accreditate secondo le norme riportate nelle  tabelle  di  Accreditamento  nell’ultima  revisione disponibile  aggiornata  sul  certificato di Accreditamento del laboratorio.

Il sistema qualità del Laboratorio prevede un puntuale aggiornamento dei metodi adottati al fine di ottimizzare il servizio.

Il laboratorio si riserva di sostituire/revisionare/integrare i metodi di prova indicati, qualora questi fossero sostituiti/revisionati e/o integrati dal Laboratorio e/o dai relativi enti di normazione e o legislativi.

6    Rapporti di prova

I risultati delle prove sono forniti dal Laboratorio attraverso un Rapporto di Prova il cui formato è predefinito dal Laboratorio.

I rapporti di prova con il logo dell’ente di accreditamento, vengono emessi solo per le prove accreditate ed in conformità alle specifiche di Norma e dell’ente di accreditamento.

E’ vietata la duplicazione parziale dei rapporti di prova senza la preventiva autorizzazione scritta del Laboratorio.

I rapporti di prova vengono emessi in unico esemplare.

Il rilascio di eventuali duplicati in formato originale, su richiesta del Cliente, costituisce oggetto di separato addebito.

Salvo che non sia diversamente convenuto, i rapporti di prova vengono consegnati al Cliente a mezzo posta elettronica certificata.

Su esplicita richiesta del Cliente, da formularsi prima dell’accettazione del campione da parte del Laboratorio, i rapporti di prova possono essere anticipati via fax, via posta elettronica ordinaria o spediti con mezzo diverso da quello previsto; tale prestazione, da considerarsi accessoria e può costituire oggetto di separato addebito.

L’emissione dei Rapporti di Prova secondo formati richiesti dal cliente deve essere richiesta per iscritto. Qualora tale personalizzazione sia consentita dai requisiti di accreditamento sottoscritti dal Laboratorio e sia tecnicamente possibile costituisce prestazione accessoria il cui corrispettivo sarà preventivamente concordato con il cliente.

I Rapporti di Prova sono univocamente individuabili attraverso il codice identificativo apposto dal Laboratorio, su di essi viene inoltre riportato il numero di identificazione del campione al quale si riferiscono.

Tutte le informazioni contenute nel rapporto di prova si intendono riferite esclusivamente ai campioni sottoposti a prova ed alle caratteristiche determinate, e non costituiscono ispezione e/o certificazione di prodotto.

Nel caso di ricorso al subappalto (possibile solo per prove per le quali il laboratorio non dispone di accreditamento) il Rapporto di Prova ne riporta l’indicazione.

I rapporti di prova sono  firmati dal Direttore del Laboratorio che ne risponde legalmente.

I Rapporti di Prova e tutte le registrazioni e le procedure ad esso collegati sono conservati presso il Laboratorio in idonei archivi per la durata di 10 anni ed in modo tale da permettere la rintracciabilità delle informazioni relative alle singole attività.

6.1       Incertezza di Misura

Nel  caso  di  prove  Accreditate, i valori di incertezza di misura saranno riportati sul rapporto di prova solo se espressamente richiesti dal Cliente al momento della accettazione dell’offerta economica

6.2       Traduzione dei rapporti di prove

Il Cliente ha l’obbligo di informare Il Laboratorio quando desidera ricevere rapporti di prova tradotti il lingue diverse dall’italiano. In tal caso la traduzione potrebbe comportare un costo aggiuntivo.

7    Altre prestazioni collegate ai rapporti di prova

Ogni altra richiesta del Cliente, in qualsivoglia modo connessa all’emissione del rapporto di prova (quale, ad esempio: opinioni, interpretazioni, relazioni, commenti, confronti con limiti di legge e/o di capitolato), costituisce separata prestazione e può formare oggetto di separato addebito.

Quando la Norma di prova non prevede giudizi di conformità, su richiesta del Cliente il Laboratorio è disponibile ad esprimere tali giudizi, che tengono conto anche dell’incertezza di misura; la Norma di riferimento per tale valutazione deve essere indicata dal Cliente stesso. In questi casi i giudizi di conformità (fuori dal regime di accreditamento) vengono comunque sempre espressi al di fuori dei rapporti di prova.

Per qualsiasi modifica ed integrazione non risultante da richieste e/o da accordi scritti fanno fede le registrazioni effettuate dal Laboratorio.

8    Subappalto delle prove

Con riferimento alle sole prove non accreditate il Laboratorio può ricorrere, in taluni casi, al subappalto affidandone l’esecuzione a laboratori opportunamente qualificati e preferibilmente accreditati per la specifica prova oggetto di subappalto. In questi casi sarà cura ed impegno del Laboratorio avvertire il cliente chiedendone esplicita approvazione.

9    Attività di collaborazione

Su richiesta del Cliente il Laboratorio fornisce chiarimenti sui metodi o sulle procedure che saranno utilizzati per le prove oggetto del contratto.

Qualsiasi altra richiesta è considerata prestazione accessoria e costituirà oggetto di separato addebito.

Richieste specifiche in relazione ai metodi di prova devono essere concordate per iscritto prima dell’accettazione del campione.

Il Laboratorio si rende disponibile a consentire al Cliente, o ad un suo rappresentante, di presenziare in qualità di osservatore durante l’esecuzione delle prove relative ai propri campioni. La richiesta dovrà essere indirizzata al Direttore Tecnico del Laboratorio.

Il Cliente sarà tenuto ad osservare le norme comportamentali contenute nelle procedure di governo del Laboratorio.

Il laboratorio pur non effettuando, di prassi, attività di campionamento assicura al cliente che ne faccia richiesta la disponibilità a fornire indicazioni su procedure, tecniche e/o metodi di “campionamento” e di conservazione previste da normative cogenti e/o volontarie ed eventualmente anche i materiali necessari all’esecuzione di un campionamento ottimale.

Il Laboratorio è disponibile ad eseguire prove fuori listino nonché ricerche finalizzate in tal caso il costo di esecuzione di tali attività verrà stabilito in base a:

  • costo orario del personale
  • ammortamento e manutenzione delle apparecchiature utilizzate
  • materiale di consumo
  • eventuali costi aggiuntivi quali spese di trasporto e di missione del personale

10 Significato dell’Accreditamento

Main Laboratory Sassuolo S.r.l.  opera in conformità ai requisiti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005.

ACCREDIA è l’Ente unico nazionale di accreditamento, riconosciuto dallo Stato il  22 dicembre 2009, nato come Associazione senza scopo di lucro, dalla fusione di SINAL e SINCERT e con il contributo di SIT – INRIM, ENEA e ISS.

L’accreditamento è l’ «Attestazione da parte di un organismo nazionale di accreditamento che certifica che un determinato organismo di valutazione della conformità soddisfa i criteri stabiliti da norme armonizzate e, ove appropriato, ogni altro requisito supplementare, compresi quelli definiti nei rilevanti programmi settoriali, per svolgere una specifica attività di valutazione della conformità»

Con l’accreditamento ACCREDIA assicura la competenza tecnica del personale del Laboratorio, l’adeguatezza delle attrezzature e delle apparecchiature e l’idoneità della struttura. ACCREDIA esegue periodicamente controlli a campione su tutte le prove oggetto dell’accreditamento e sul sistema qualità del laboratorio.

ACCREDIA verifica e dà assicurazione della conformità del laboratorio ai requisiti per l’accreditamento, autorizzando lo stesso Laboratorio a citare tale conformità, nei limiti consentiti dai documenti ACCREDIA applicabili, nei rapporti di prova relativi alle prove accreditate e nella propria documentazione.

ACCREDIA ha concesso al Laboratorio l’accreditamento per le prove richieste consultabili al seguente indirizzo: http://www.accredia.it/accredia_labsearch.jsp?ID_LINK=293&area=7

Il laboratorio effettua sia prove accreditate sia non accreditate. Le prove che il Laboratorio esegue sotto Accreditamento sono distinguibili nel Listino in quanto non evidenziate da asterisco.

Si precisa che i Rapporti di Prova emessi con marchio ACCREDIA sono relativi alle prove accreditate e non possono implicare l’approvazione e/o la certificazione del campione/prodotto esaminato.

L’utilizzo del marchio Accredia è vietato al cliente ed il riferimento all’accreditamento non deve essere utilizzato dal cliente per sottintendere la certificazione di prodotto, né deve essere utilizzato nella documentazione relativa al prodotto, salvo che non venga allegato il rapporto di prova nella sua interezza.

11 Obbligo di riservatezza e informativa sulla privacy

Le parti si obbligano a non divulgare a terzi la documentazione relativa al presente contratto ed ogni altra informazione di cui venissero a conoscenza in occasione dell’esecuzione del contratto ed anche dopo la cessazione del medesimo.

Il Laboratorio in particolare ha preso ogni necessaria precauzione al fine di salvaguardare la riservatezza e la proprietà intellettuale del cliente ed ha imposto tale obbligo ai propri dipendenti e collaboratori. Ivi compresi quelli delle aziende terze, vietando loro ogni uso indebito delle informazioni ricevute.

Ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dal Testo Unico sulla Privacy – D.Lgs. n.196 del 30/06/2003, il Laboratorio dichiara che tutti i dati e le informazioni saranno raccolte e trattate nelle banche dati Aziendali, al solo fine di consentire una corretta gestione del rapporto e/o di input per la statistica Aziendale.

12 Adempimenti amministrativi

Il pagamento della fattura da parte del Cliente dovrà avvenire inderogabilmente secondo le condizioni ed i termini previsti dal contratto sottoscritto dalle parti. La firma per accettazione indica l’accettazione di tutti i termini generali di contratto, la validità del presente contratto è annuale (01 Gennaio-31 Dicembre); qualora il Cliente, dopo aver ricevuto il presente contratto, provveda all’invio di materiale per l’esecuzione delle prove pur non avendo rispedito firmato il presente documento, si ritiene da parte della Main Laboratory Sassuolo che ne abbia accettato in toto il suo contenuto.

13 Reclami e ricorsi

Il Cliente può in ogni momento presentare reclamo relativo all’operato o ricorso contro una determinazione del laboratorio.

I ricorsi per poter essere trattati devono essere presentati in forma scritta.

Nel caso di ricorso il cliente deve presentare l’istanza entro 15 giorni dalla data del ricevimento del certificato che contiene le determinazioni contestate, il ricorso deve contenere il riferimento al rapporto contestato e la motivazione deve essere supportata da evidenze documentali, se esistenti.

I reclami/ricorsi vengono registrati dalla Segreteria ed esaminati dal Responsabile Qualità o dal Direttore Tecnico (nel caso di ricorsi), che svolge le opportune indagini avvalendosi di personale competente che non sia stato direttamente coinvolto nelle attività/decisioni oggetto della contestazione.

Il laboratorio si impegna a processare il reclamo/ricorso tempestivamente e a trasmettere una risposta scritta al reclamante/ricorrente, indicando le soluzioni adottate e le azioni conseguenti, entro 30 giorni dal ricevimento del reclamo/ricorso.

14 Foro Competente

Nel caso di controversie attinenti a termini di legge, il Foro competente è quello di Reggio Emilia. Quest’ultima clausola avendo natura vessatoria deve essere esplicitamente approvata.

FINE DOCUMENTO

Storico delle revisioni

Rev. n. Parti modificate Motivo Data
00 Prima emissione 09/09/2010
01 Tutte Integrazione al documento con i requisiti ed i richiami previsti dall’accreditamento; numerazione delle sezioni 19/05/2011
02  3 Modifica del periodo di conservazione dei campioni testati; indicato il prospetto per il campionamento 11/12/2012
03  Tutte Ristrutturazione completa del documento. Omesse le indicazioni dei punti modificati. 12/01/2015
04  7 Inserita la possibilità di esprimere giudizi di conformità 20/04/2015